Văn thư hành chính là một bộ phận phụ trách các công việc của công ty như quản lý văn thư, tài sản trong công ty, tổng công ty, doanh nghiệp nhà nước và tư nhân…tiếp nhận thư từ, sắp xếp phòng họp, quản lý công tác lễ tân, đảm bảo tốt cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm…phân loại, tổng hợp, quản lý những công việc như soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, văn bản, lập hồ sơ,…
Học ngành này, sinh viên có thể làm thư ký văn phòng, trợ lý hành chính cho các cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức trong ngành, các Trung tâm lưu trữ quốc gia; lưu trữ của ngành và cơ quan lưu trữ các địa phương. Hơn nữa, sinh viên có thể được tuyển dụng vào làm việc ở các bộ phận khác trong khu vực văn phòng của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp như: Tổ chức – Cán bộ; Tham mưu – Tổng hợp; Quản trị công sở; Quan hệ quốc tế; Lễ tân…
Dưới đây là một số công việc văn thư hành chính cần làm.
Quản lý hồ sơ, giấy tờ
Tiếp nhận các công văn, văn bản, giấy tờ chuyển đến và được phép giải quyết nhanh trong thẩm quyền. Phải lưu trữ dữ liệu, văn bản tài liệu của công ty
Tiếp nhận và xử lý các trường hợp báo cáo về tình trạng của nhân viên: ốm đau, hiếu hỉ, thai sản …
Theo dõi các nội quy nề nếp, văn hóa công ty
lập và theo dõi chế độ đãi ngộ đảm bảo quyền lợi cho nhân viên
In ấn các tài liệu cần thiết và theo yêu cầu của các phòng ban
Lên bảng lương, thưởng hàng tháng
Chấm công hàng tháng
Tính lương, thưởng hàng tháng và trình lên lãnh đạo duyệt
Chi trả lương cho nhân viên cùng bộ phận kế toán
Công tác lễ tân
Nghe điện, giao dịch với khách hàng; đón tiếp khách trước khi bắt đầu làm việc với lãnh đạo
Hỗ trợ tài liệu, nước, thiết bị … cần thiết cho các cuộc họp của công ty
Tổ chức các sự kiện vui chơi, hội thảo, họp … của công ty với khác hàng hoặc nội bộ
Công tác quản lý tài sản, thiết bị
Theo dõi các thiết bị, tài sản của công ty, có kế hoạch bảo trì với máy móc cố định theo tháng quý, có kế hoạch mua sắm các thiết bị bổ sung đảm bảo yêu cầu làm việc tốt nhất cho nhân viên
Lên bảng kê về những văn phòng phẩm cần thiết cho công ty theo từng tháng và có kế mua.
Quản lý hồ sơ nhân sự
-Có kế hoạch tuyển dụng và tổ chức tuyển dụng, phân phối nhân sự cho các phòng ban, theo dõi nhân -sự thử việc và tổ chức ký kết hợp đồng lao động
-Theo dõi và có báo cáo thường xuyên cho lãnh đạo về tình hình nhân sư hàng tháng
-Cập nhật và đảm bảo hồ sơ nhân viên đầy đủ theo quy định của pháp luật.
Nhận thấy tầm quan trọng của ngành nghề này đối với cuộc sống, Cao Đẳng Hùng Vương Hà Nội liên tục tuyển sinh đối với ngành văn thư hành chính cho những bạn có nhu cầu.
Địa chỉ đăng ký học ngành văn thư hành chính tại:
Phòng 105, Nhà Viespa – Số 220, Đường Láng, Thịnh Quang, Đống Đa, Hà Nội.
Điện thoại: 02432.97.96.96 – 0933. 827.837
