Đối với nhiều người đây có lẽ là một nghề nhàn hạ với những thao tác đơn giản. Nhưng trên thực tế ngày nay, công việc của nhân viên văn thư lưu trữ văn phòng lại không hề đơn giản như cách chúng ta vẫn nghĩ. Có nhiều yêu cầu công việc cần phải thực hiện đối với một nhân viên văn phòng.
Vậy công việc của văn thư hành chính là gì? Hãy cùng Trường Cao Đẳng Hùng Vương Hà Nội tìm hiểu nhé.
Quản lý hồ sơ, giấy tờ
Tiếp nhận các công văn, văn bản, giấy tờ chuyển đến và được phép giải quyết nhanh trong thẩm quyền. Phải lưu trữ dữ liệu, văn bản tài liệu của công ty
Tiếp nhận và xử lý các trường hợp báo cáo về tình trạng của nhân viên: ốm đau, hiếu hỉ, thai sản …
Theo dõi các nội quy nề nếp, văn hóa công ty
lập và theo dõi chế độ đãi ngộ đảm bảo quyền lợi cho nhân viên
In ấn các tài liệu cần thiết và theo yêu cầu của các phòng ban
Lên bảng lương, thưởng hàng tháng
Chấm công hàng tháng
Tính lương, thưởng hàng tháng và trình lên lãnh đạo duyệt
Chi trả lương cho nhân viên cùng bộ phận kế toán.
Công tác lễ tân
Nghe điện, giao dịch với khách hàng; đón tiếp khách trước khi bắt đầu làm việc với lãnh đạo
Hỗ trợ tài liệu, nước, thiết bị … cần thiết cho các cuộc họp của công ty
Tổ chức các sự kiện vui chơi, hội thảo, họp … của công ty với khác hàng hoặc nội bộ
Công tác quản lý tài sản, thiết bị
Theo dõi các thiết bị, tài sản của công ty, có kế hoạch bảo trì với máy móc cố định theo tháng quý, có kế hoạch mua sắm các thiết bị bổ sung đảm bảo yêu cầu làm việc tốt nhất cho nhân viên
Lên bảng kê về những văn phòng phẩm cần thiết cho công ty theo từng tháng và có kế mua
Quản lý hồ sơ nhân sự
Có kế hoạch tuyển dụng và tổ chức tuyển dụng, phân phối nhân sự cho các phòng ban, theo dõi nhân sự thử việc và tổ chức ký kết hợp đồng lao động
Theo dõi và có báo cáo thường xuyên cho lãnh đạo về tình hình nhân sư hàng tháng
Cập nhật và đảm bảo hồ sơ nhân viên đầy đủ theo quy định của pháp luật
Những phầm chất cần có trong công việc văn thư hành chính
-Đức tính cẩn thận, tỉ mỉ, chịu khó: Người làm công tác văn thư luôn là những người có đức tính cẩn thận, ngăn nắp. Sự ngăn nắp, tỉ mỉ, chịu khó sẽ giúp ích trong công việc văn thư hành chính rất nhiều.
-Luôn là những người đúng hẹn, tin cậy và tuân thủ theo quy định: Với giấy tờ văn phòng trong công ty tất cả chúng đều quan trọng. Công việc văn thư hành chính lúc này đóng vai trò quan trọng và nó đòi hỏi tính chính xác cao.
-Có lòng yêu nghề: Công việc gì cũng vậy có niềm đam mê yêu nghề sẽ dẫn bạn tới thành công. Với công việc văn thư hành chính bạn phải là người thích các công việc quản lý hồ sơ, giấy tờ, ghi chép sổ sách và các công việc hành chính, văn phòng khác…
Địa chỉ đăng ký học tại:
Phòng 105, Nhà Viespa – Số 220, Đường Láng, Thịnh Quang, Đống Đa, Hà Nội.
Điện thoại: 02432.97.96.96 – 0933. 827.837
