Nhiều người nghĩ rằng hành chính văn phòng là công việc đơn giản, nhàn hạ. Cả ngày họ chỉ cần ngồi văn phòng, sắp xếp và ghi chép, chỉ xoay quanh việc tổ chức công tác văn thư lưu trữ, quản lý con dấu và các giấy tờ… Thế nhưng thực tế công việc này lại không như chúng ta nghĩ.
Nghề hành chính văn thư đòi hỏi các cán bộ phải có tính tỉ mỉ, chính xác, trung thực, kịp thời. Nhân viên làm công việc hành chính văn phòng như chiếc cầu nối, gắn kết giữa ban giám đốc với các doanh nghiệp khác nhưng đồng thời họ cũng cần phải phục vụ, quản lý trong nội bộ doanh nghiệp mình, vì thế họ giống như người “làm dâu trăm họ”.
Nghề hành chính văn thư làm những công việc gì?
- Lễ tân văn phòng
- Quản lý hạ tầng – trang thiết bị
- Thư ký hỗ trợ
- Soạn và lưu trữ văn bản hồ sơ
- Duy trì môi trường làm việc
- Xử lý thông tin ra vào
- Chấm công – Thực thi chính sách
- Tiếp khách
8 tiếng đồng hồ làm việc tại công ty, bạn nghĩ một người có thể làm hết những công việc này không?
Áp lực công việc của nghề hành chính văn thư
Nghề hành chính văn thư có vô số việc phải làm, có khi họ phải làm cả ngoài giờ hành chính để kịp tiến độ làm việc.
Đối với các doanh nghiệp người làm hành chính văn phòng đóng vai trò hết sức quan trọng. Họ là người tư vấn sát sườn các vấn đề pháp lý cho lãnh đạo trong việc tổ chức chỉ đạo và thực hiện kinh doanh không phạm luật; xây dựng, quản lý chương trình, kế hoạch công tác của công ty…
Với núi công việc ngồn ngộn như trên dân làm hành chính phải thâu tóm, nắm bắt mọi chuyện diễn ra trong công ty. Họ không chỉ quản lý sổ sách, nhân sự, công việc hành chính văn phòng còn là những người dung hòa các mối quan hệ của nhân viên vì lợi ích của công ty.
Yêu cầu năng lực của người làm hành chính văn phòng
- Cẩn thận, ngăn nắp, tỉ mỉ, chăm chỉ chịu khó
- Coi trọng truyền thống
- Luôn đúng hẹn, tin cậy, luôn tuân thủ quy định, quy trình
- Thích các công việc quản lý hồ sơ, giấy tờ, ghi chép sổ sách và các công việc hành chính văn phòng khác.
- Công việc của dân hành chính không đơn thuần là giấy tờ sổ sách, mà còn làm nhiều việc như thư ký, văn thư, nhân sự, quan hệ đối ngoại, có kiến thức về kế toán, tiếp thị, kinh doanh…
- Thực hiện nhiệm vụ đối ngoại của công ty nên việc gặp gỡ khách hàng là việc thường xuyên của nhân viên hành chính.
- Bên cạnh đó, họ cần phải có sự nhiệt tình, năng động và biết cảm thông cũng như vô số những kỹ năng “giắt lưng” khác để ứng biến khi cần nên thu nhập của những người này quả không phải là nhỏ.
Nói tóm lại mỗi một nghề đều có một đặc tính riêng và những đặc tính đó có thể thay đổi theo cách này hay cách khác. Cho nên, bạn cần căn cứ vào sở thích, năng lực của mình để lựa chọn cho bản thân công việc phù hợp.